zgodnie z art. 13 RODO


Ochrona danych jest dla nas bardzo ważna. Poniżej informujemy naszych partnerów handlowych zgodnie z wymogami przepisów europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) i federalnej ustawy o ochronie danych osobowych (nowa wersja BDSG) o tym, jak w firmie HIWIN pobieramy Państwa dane osobowe, zapisujemy je i przetwarzamy oraz jakie w związku z tym przysługują Państwu prawa. Pod pojęciem partnerów handlowych rozumiemy kontaktujące się z nami osoby, klientów, partnerów handlowych, dostawców i ogólnych partnerów, którzy poniższej określani są jako „partnerzy handlowi”.

Te informacje o ochronie danych osobowych dla wszystkich oferowanych produktów i usług dotyczą wszystkich powiązanych z firmą HIWIN przedsiębiorstw (patrz punkt 6). Wyjątek stanowią usługi i oferty, które posiadają własne wskazówki odnośnie ochrony danych.

Ta deklaracja ochrony danych osobowych jest uzupełnieniem naszej ogólnej deklaracji o danych osobowych, w której znajdują się konkretne informacje o tym, jak przetwarzamy dane osobowe w ramach przeszukiwania stron internetowych lub w przypadku innych specyficznych tematów.


1. Osoba odpowiedzialna i pełnomocnik ds. ochrony danych

Osobną odpowiedzialną (zwaną dalej „firmą”) do przetwarzania Państwa danych osobowych jest:

HIWIN GmbH
Brücklesbünd 1
77654 Offenburg
Telefon: 0781 93278 0
e-mail: info@hiwin.de

Kontakt do pełnomocnika ds. ochrony danych:

Christoph Boser
e-mail: datenschutz@hiwin.de
Tel: 0781 932 78 0​​​​​​​

2. W jaki celu przetwarzamy Państwa dane?

W ramach współpracy z partnerami handlowymi firma HIWIN przetwarza dane osobowe w następujących celach:

•    Przygotowanie lub realizacja umowy lub wykonanie działań przed zawarciem umowy;
•    Komunikacja z partnerami handlowymi w zakresie produktów, usług i projektów, np. w celu przetwarzania zapytań i zleceń partnera handlowego;
•    Planowanie, realizacja i zarządzanie (umownymi) stosunkami handlowymi pomiędzy firmą HIWIN a partnerem handlowym, np. w celu realizacji zamówienia produktów i usług, pobierania płatności, w celu zaksięgowania, rozliczenia i pobierania należności i do przeprowadzenia dostaw, konserwacji lub napraw;
•    Utrzymanie i ochrona bezpieczeństwa naszych produktów i usług oraz naszych stron internetowych;
•    Przestrzeganie wymogów prawnych (np. wynikających z prawa podatkowego i handlowego obowiązków przechowywania dokumentów), obowiązków związanych z realizacją Compliance Screenings (w celu zapobiegania przestępstwom gospodarczym lub praniu pieniędzy) oraz odnośnie przestrzegania wytycznych HIWIN i standardów przemysłowych;
•    Zapobieganie i wykrywanie zagrożeń bezpieczeństwa, oszustw lub innych działań przestępczych lub wykonywanych z zamiarem wyrządzenia szkody;
•    Łagodzenie sporów prawnych, realizacja istniejących umów i dochodzenia, realizacja i obrona roszczeń prawnych.

3. Na jakiej podstawie przetwarzamy Państwa dane?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe zgodnie z postanowieniami europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) i federalnej ustawy o ochronie danych osobowych (nowa wersja BDSG). O ile są one konieczne do uzasadnienia umowy, realizacji umowy, spełnienia warunków umowy oraz do wykonania działań przed zawarciem umowy, zgodne z prawem jest przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Gdy udzielicie nam Państwo zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach (np. przekazywanie stronom trzecim, analiza marketingowa lub reklama), zgodność z prawem tego przetwarzania na bazie Państwa zgody określa art. 6 ust. 1 lit. a RODO. W każdej chwili można ze skutkiem na przyszłość cofnąć udzieloną zgodę.

O ile jest to konieczne i prawnie dopuszczalne, przetwarzamy Państwa dane osobowe poza właściwe cele określone w umowie w celu spełnienia prawnych zobowiązań zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Poza tym przetwarzanie ew. w celu ochrony uprawnionych interesów naszych lub podmiotów trzecich zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W razie potrzeby poinformujemy Państwa osobno przy podaniu uprawnionego interesu, o ile jest to wymagane prawnie.


4. Jakie Państwa informacje i dane osobowe są przez nas przetwarzane?

Dla wymienionych celów firma HIWIN przetwarza ewentualnie poniższe kategorie danych osobowych:

•    Informacje kontaktowe, jak imię i nazwisko, firmowy adres, numer telefonu, numer telefonu komórkowego, numer faksu i adres e-mail;
•    Dane dotyczące płatności, jak dane, które są konieczne do realizacji procesów płatności lub do zapobiegania oszustwom, w przypadku płatności kartami kredytowymi wraz z informacjami o kartach i ich kodach bezpieczeństwa;
•    Informacje, których przetwarzanie jest konieczne w ramach projektu lub zawarcia umowy, realizacji umowy i spełnienia warunków umowy z HIWIN;
•    Dodatkowe informacje, które są nam przekazywane dobrowolnie przez naszych partnerów, na przykład o innych osobach pracujących nad projektem, o partnerach wewnętrznych i zewnętrznych oraz odnośnie specjalnych życzeń dotyczących realizacji
•    Dotychczas zakupione produkty lub usługi oraz ich historia
•    Informacje, które są pobierane z publicznie dostępnych źródeł, baz danych lub biur informacyjnych;
•    Na ile to konieczne w ramach Compliance Screenings: Informacje o ważnych procesach sądowych oraz innych sporach prawnych, w których uczestniczą partnerzy handlowi.

5. Kto otrzymuje Państwa dane?

Państwa dane osobowe wewnątrz naszej firmy przekazujemy wyłącznie tym działom i osobom, które potrzebują tych danych do realizacji określonych w umowie i przepisach prawnych obowiązków lub działom i osobom do realizacji zadań w ramach naszych uprawnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podczas przetwarzania Państwa danych osobowych angażujemy także usługodawców; na przykład podczas konserwacji i serwisowania naszego oprogramowania oraz infrastruktury IT lub podczas obrony przez przestępczością cybernetyczną. Państwa dane osobowe są wówczas na nasze zlecenie przekazywane odpowiednim podmiotom trzecim i następnie przez nie przetwarzane. To odbywa się w odniesieniu do wskazówek na podstawie umów o przetwarzaniu zleceń zgodnie z art. 28 RODO. Przy tym zapewniamy, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z postanowieniami przepisów RODO i Państwa dane są chronione i przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Kategoriami odbiorców są na przykład firmy, które wspierają nas w poniższych obszarach: usługi IT, ochrona przed przestępczością cybernetyczną, zapisywanie i łączenie danych, marketing, badanie rynku, przetwarzanie procesów płatności, udostępnianie produktów i usług, marketing online, organizacja targów i wydarzeń, logistyka wysyłki oraz utrzymanie zasad Compliance i przestrzeganie przepisów prawa (np. uwzględnienie list antyterrorystycznych w przypadku eksportu). Przy tym udostępniamy tylko minimum danych osobowych, które potrzebują nasi usługodawcy w celu realizacji swoich zadań.

W określonych przypadkach przekazujemy Państwa dane osobowe także partnerom handlowym, którzy na poziomie krajowym i międzynarodowym reprezentują nasze produkty jako handlowcy lub dystrybutorzy. Gdy otrzymujemy zapytanie i na przykład na targach otrzymujemy prośbę o udzielenie dodatkowych informacji, które w zakresie treści, pod kątem geograficzny lub tematycznym przyporządkowane są przez nas do określonego partnera handlowego, wówczas przekazujemy mu dane osobowe do dalszego przetwarzania. Wtedy nasz partner handlowy skontaktuje się z Państwem zamiast nas. Gdy przekazujemy dane osobowe innym partnerom handlowym, wymagamy od nich ochrony i przetwarzania Państwa danych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Przetwarzanie danych i ich przekazywanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uprawniony interes leży w wydajnej i bliskiej klientowi strukturze handlowej oraz optymalnej obsłudze klienta w zakresie naszych produktów i usług. Gdy nie wyrażacie Państwo zgody na dalsze przekazywanie danych, w każdej chwili możecie Państwo nas o tym poinformować i cofnąć zgodę na przekazywanie swoich danych. W takim przypadku może się zdarzyć, że nie będziemy mogli zrealizować Państwa zapytania lub zlecenia.

Przekazywanie danych odbiorcom spoza firmy lub powiązanych przedsiębiorstw odbywa się tylko wówczas, gdy zezwalają na to przepisy prawne lub przekazywanie danych jest konieczne do realizacji i tym samy do wykonania zlecenia. Do tego zaliczają się także działania przed zawarciem umowy, które odbywają się na Państwa życzenie i do których realizacji konieczne jest udostępnianie danych podmiotom trzecim.

Udostępnianie danych jest możliwe także na podstawie dokładnej zgody lub gdy jesteśmy uprawnieni do udzielenia informacji. Odbiorcami danych osobowych mogą przy tym być także urzędy i instytucje publiczne w ramach wykonywania swoich ustawowych lub urzędowych obowiązków (np. prokuratura, policja, urzędy nadzorcze, urząd skarbowy).

Przekazywanie Państwa danych podmiotom trzecim bez wyraźnej zgody, na przykład w celach reklamowych, nie odbywa się.


6. Przekazywanie danych osobowych powiązanym firmom

Firma HIWIN może przekazywać dane osobowe do wymienionych wyżej celów innym spółkom koncernu HIWIN lub firmom powiązanym z HIWIN (zwanym dalej Grupą HIWIN), ale tylko wówczas, gdy jest to konieczne do spełnienia wymienionych wyżej celów (patrz też punkty 2, 3 i 5).

Innym firmom Grupy HIWIN udostępniamy tylko minimum danych osobowych, aby na przykład udostępniać Państwu żądane produkty i usługi, aby zarządzać i udoskonalać nasze produkty i usługi oraz sposób naszej pracy. Firmy Grupy HIWIN mogą też pochodzić z poza UE i EWG (kraje trzecie) i mogą posiadać inne regulacje prawne odnośnie danych osobowych niż kraje UE. Odbiorcom Grupy HIWIN w krajach trzecich dane osobowe są przekazywane tylko wówczas, gdy zawarły one z nami albo klauzule umowy standardowej UE lub wprowadziły zasady Binding Corporate Rules na poziomie ochrony danych UE lub w przypadku odbiorców z siedzibą w USA posiadają certyfikat EU/US Privacy Shield.
Więcej informacji na ten temat można uzyskać poprzez podany w cyfrze 1 kontakt.

Podstawą przetwarzania danych jest artykuł 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala na przetwarzanie danych w celu realizacji umowy lub działań przed zawarciem umowy oraz artykuł 6 ust. 1 lit. f RODO zgodnie z wymienionymi wyżej uprawnionymi interesami (patrz też punkty 2, 3 i 5).


7. Przekazywanie danych do krajów trzecich

Przekazywanie danych do krajów trzecich jest niezamierzone


8. Jak długo są przechowywane dane?

W razie konieczności przetwarzamy i zapisujemy Państwa dane osobowe na czas trwania naszych stosunków handlowych lub w celu realizacji umowy. To obejmuje m.in. także przygotowanie i realizację umowy. Poza tym podlegamy różnym obowiązkom przechowywania i dokumentacji, które wynikają między innymi z kodeksu handlowego i ordynacji podatkowej. Zalecane tam terminy przechowywania lub dokumentacji wynoszą od dwóch do dziesięciu lat, w niektórych przypadkach nawet i do trzydziestu lat.

Zapisujemy i wykorzystujemy Państwa dane także przez określony czas jeszcze po zakończeniu umowy, aby informować Państwa na bieżąco o naszych usługach i ofertach. To odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Konieczne postanowienia prawne - w szczególności terminy przechowywania - pozostają niezmienione. Po tym czasie w bezpieczny sposób usuwany dane osobowe. Gdy po tym czasie dane będą potrzebne do celów analitycznych, historycznych lub innych uzasadnionych celów komercyjnych, podejmujemy odpowiednie działania w celu anonimizacji tych danych.


9. Dzieci

Nasza oferta jest zasadniczo skierowana do dorosłych. Osoby poniżej 18. roku życia nie powinny bez zgody rodziców lub opiekunów prawnych przekazywać nam żadnych danych osobowych.


10. Konieczność udostępniania danych osobowych

Udostępnianie danych osobowych w celu przygotowania umowy, przeprowadzenia umowy i spełnienia warunków umowy lub do przeprowadzenia działań przed zawarciem umowy nie jest z reguły określone przepisami prawa lub samą umową. Nie jesteście Państwo zobowiązani do przekazywania danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że są one z reguły konieczne do podjęcia decyzji o zawarciu umowy, realizacji umowy lub przeprowadzenia działań przed zawarciem umowy. Gdy nie udostępnicie nam Państwo żadnych danych osobowych, nie będziemy mogli podjąć żadnej decyzji w ramach działań zgodnych z umową. Zalecamy zawsze przekazywać tylko takie dane osobowe, które są konieczne do zawarcia umowy, realizacji umowy lub działań przed zawarciem umowy.


11.  Automatyczne podejmowanie decyzji

Do utworzenia, spełnienia lub realizacji stosunków handlowych oraz do działań przed zawarciem umowy zasadniczo nie wykorzystujemy w pełni automatycznego podejmowania decyzji zgodnie z art. 22 RODO. Jeśli wprowadzimy te procedury w pojedynczych przypadkach, poinformujemy Państwa o tym lub poprosimy o zgodę.
12. Jakie prawa posiadacie Państwo względem swoich danych osobowych?
Pod podanymi w punkcie 1 adresami możecie Państwo uzyskać informacje o swoich zapisanych danych. Poza tym możecie Państwo wymagać modyfikacji i w określonych przypadkach także usunięcia swoich danych. Poza tym macie Państwo prawo do ograniczania przetwarzania swoich danych oraz prawo do wydania udostępnionych przez Państwa danych w ustrukturyzowanym i dających się odczytać maszynowo formacie.

Prawo do sprzeciwu
Gdy przetwarzamy Państwa dane w celu ochrony uprawnionych interesów, możecie Państwo nie zgodzić się na to przetwarzanie z powodów, które wynikają z Państwa specjalnej sytuacji. Wówczas zaprzestaniemy przetwarzania Państwa danych osobowych, chyba że będziemy mogli udowodnić uzasadnione kwestią ochrony powody do przetwarzania danych, które przeważają nad Państwa interesem lub gdy Państwa dane są nam potrzebne do dochodzenia, realizacji roszczeń prawnych lub do obrony przed nimi.

Dopóki przetwarzanie danych odbywa się na podstawie Państwa zgody, zgodnie z artykułem 7 RODO macie Państwo prawo w każdej chwili cofnąć zgodę na wykorzystywanie swoich danych osobowych. Należy pamiętać, że cofnięcie zgody ma zastosowanie dopiero w przyszłości. Nie dotyczy to wykorzystania, które odbyło się przed cofnięciem zgody. Należy dodatkowo pamiętać, że przez ew. określony okres czasu musimy przechowywać określone dane do realizacji wymagań prawnych.

W niektórych przypadkach przetwarzamy Państwa dane osobowe do reklamy bezpośredniej. Macie Państwo prawo w każdej chwili do cofnięcia zgody na wykorzystanie danych do tego rodzaju reklamy. To dotyczy także profilowania, jeśli jest to powiązane z reklamą bezpośrednią. Cofnięcie zgody na wykorzystanie danych do reklamy bezpośredniej spowoduje z naszej strony rezygnację z wykorzystywania Państwa danych osobowych do tych celów.

Macie Państwo prawo do składania zażalenia do naszego pełnomocnika ds. ochrony danych lub do urzędu ochrony danych osobowych.